Quản lý nhân sự là trách nhiệm của bộ phận nhân sự của tổ chức. Việc hình thành và duy trì hồ sơ cá nhân của nhân viên được thực hiện sau khi ký đơn đặt hàng tuyển dụng.
Cần thiết
- - tài liệu của nhân viên được thuê (hộ chiếu, tài liệu giáo dục);
- - các tài liệu được lập khi tuyển dụng và trong quá trình hoạt động lao động của nhân viên;
- - một bức ảnh của một nhân viên có kích thước 3x4 cm;
- - bìa hồ sơ.
Hướng dẫn
Bước 1
In và đưa cho nhân viên được thuê, các mẫu tờ khai lý lịch nhân sự và tự thuật, yêu cầu nhân viên điền bằng tay. Để nhân viên ghi chữ ký và ngày tháng của mình vào các tài liệu đã hoàn thành. Dán ảnh của nhân viên trên trang đầu tiên của bảng nhân sự cá nhân của bạn.
Bước 2
Lấy một bìa hồ sơ thông thường và in và dán tờ bìa hồ sơ cá nhân của bạn lên đó. Sao y hộ chiếu (các trang có ảnh, đăng ký, tình trạng hôn nhân), giấy tờ học vấn của nhân viên, lưu vào hồ sơ cá nhân. Đính kèm theo đó là các đặc điểm, thư giới thiệu, sơ yếu lý lịch của nhân viên, đơn xin việc. Nếu tổ chức lưu giữ riêng hợp đồng lao động và đơn đặt hàng nhân sự, thì hãy sao chép chúng và lưu vào hồ sơ cá nhân.
Bước 3
Đồng thời nộp vào hồ sơ cá nhân của bạn bản sao mô tả công việc và các tài liệu khác liên quan đến việc đăng ký việc làm của nhân viên. Đừng quên đính kèm tự truyện và bảng lý lịch cá nhân của bạn (thường được đặt ở đầu hồ sơ cá nhân của bạn). Đánh số tất cả các tờ trong hồ sơ cá nhân của bạn, bắt đầu bằng bản sao hộ chiếu và tài liệu giáo dục của bạn. Kiểm kê nội bộ các tài liệu được lưu trong hồ sơ cá nhân và đặt nó ở đầu hồ sơ cá nhân.
Bước 4
Bổ sung vào hồ sơ cá nhân của người lao động trong quá trình làm việc bằng bản sao các tài liệu khác nhau về đào tạo nâng cao (bản sao văn bằng, chứng chỉ, chứng chỉ, v.v.), tài liệu xác nhận bản dịch (bản sao kê, thỏa thuận bổ sung hợp đồng lao động, bản sao hoặc bản sao thứ hai của lệnh, v.v.).), lệnh áp dụng hình phạt hoặc khuyến khích và các tài liệu khác.
Bước 5
Hoàn thành hồ sơ cá nhân khi một nhân viên bị tổ chức sa thải kèm theo các tài liệu về việc sa thải: thư sa thải, thỏa thuận của các bên, bản sao hoặc bản sao thứ hai của lệnh sa thải và các tài liệu khác.
Bước 6
Chuẩn bị hồ sơ cá nhân của người lao động bị sa thải để chuyển vào kho lưu trữ. Để thực hiện việc này, hãy sắp xếp các tài liệu theo trình tự ngày tháng theo thứ tự sau:
- hồ sơ cá nhân về nhân sự và tự truyện;
- bản sao hộ chiếu và các tài liệu giáo dục;
- các tài liệu về việc làm;
- các tài liệu do bộ phận nhân sự soạn thảo trong quá trình làm việc của nhân viên;
- văn bản sa thải (điền đầy đủ hồ sơ cá nhân).
Đánh số trang của hồ sơ cá nhân, đăng ký lại kho nội bộ của nó, nộp tài liệu vào kho lưu trữ.
Bước 7
Trong quá trình làm việc văn phòng, các tài liệu của một tệp cá nhân được đặt bên trong nó theo trình tự thời gian ngược lại, tức là khi bắt đầu vụ án, các tài liệu sa thải được đăng tải; đằng sau họ - tài liệu về việc thuyên chuyển nhân viên, lệnh về các biện pháp khuyến khích và hình phạt, v.v.; đằng sau họ - tài liệu về việc làm và bản sao tài liệu về giáo dục, v.v.
